Proforma Fatura Nedir, Ne İşe Yarar?
Müşteri "önce bir proforma gönderin" dediğinde ne kastediyor? Proforma fatura, satış gerçekleşmeden önce verilen bir teklif/ön bilgilendirme belgesidir ve resmî bir mali belge değildir. Bu rehberde proformanın ne işe yaradığını, kesin faturadan farkını, içinde nelerin bulunması gerektiğini ve nasıl hazırlanacağını örnekle açıklıyoruz.
Proforma fatura nedir?
"Proforma" kelimesi Latince pro forma, yani "biçim/şekil için" anlamına gelir. Belge gerçek bir faturaya benzer biçimde düzenlenir ama hukuki olarak fatura değildir. Alıcıya "bu işi/ürünü şu kalemlerle, şu fiyata, şu koşullarla sunuyoruz" demenin resmî görünümlü yoludur. Alıcı bu teklifi onaylayıp ödeme yaptığında, satıcı asıl (kesin) faturayı düzenlemekle yükümlü olur.
Proforma fatura ne işe yarar, ne zaman kesilir?
Proforma faturanın en yaygın kullanım alanları şunlardır:
- Fiyat teklifi / sipariş onayı: Müşteriye "bu iş şu kadar" demek ve karşılığında yazılı onay almak için.
- Avans / peşinat talebi: İşe başlamadan önce ödemenin bir kısmını istemek için düzenlenir; ödeme gelince asıl fatura kesilir.
- İhracat ve gümrük: Yurt dışı müşteriye gönderilen proforma, akreditif açtırma, ithalat izni ve sipariş başlatma için istenir.
- Bütçe ve onay süreçleri: Kurumsal alıcı, satın alma onayı için önce proforma ister; onay çıkınca sipariş verir.
Proforma ile kesin fatura arasındaki fark nedir?
| Özellik | Proforma fatura | Kesin fatura |
|---|---|---|
| Zamanı | Satıştan önce | Satış tamamlanınca |
| Hukuki niteliği | Teklif / ön bilgilendirme | Resmî mali belge |
| Muhasebe kaydı | Girmez | Girer |
| KDV | Doğurmaz | Doğurur |
| Ödeme yükümlülüğü | Yaratmaz | Yaratır |
| Belge ibaresi | "Proforma" yazar | "Fatura" yazar |
| Numaralandırma | Serbest (ör. PRF-2026-0001) | Tekil ve ardışık (zorunlu) |
Kaynak: Vergi Usul Kanunu belge düzeni ve GİB e-Fatura/e-Arşiv uygulama esasları (temsili özet).
En kritik fark numaralandırmadadır: kesin faturada numara tekil ve ardışık olmalı, atlanmamalı ve tekrar etmemelidir. e-Fatura/e-Arşiv'de bu numara sistem tarafından üretilir. Proformada ise numarayı kendiniz belirlersiniz; genelde "PRF-2026-0001" gibi yıl ve sıra içeren, takip edilebilir bir düzen tercih edilir.
Proforma faturada neler bulunmalı?
Zorunlu bir yasal format olmasa da, işe yarayan bir proforma şu alanları içerir:
- "Proforma Fatura" ibaresi — belgenin resmî fatura olmadığını gösterir.
- Belge no ve tarih — ör. PRF-2026-0001, 13.07.2026.
- Satıcı bilgileri — ünvan, adres, vergi dairesi/no, IBAN.
- Alıcı bilgileri — ünvan, adres, vergi/TC no.
- Kalemler — açıklama, miktar, birim fiyat, KDV oranı, satır tutarı.
- Ara toplam, indirim, KDV kırılımı ve genel toplam.
- Tutarı yazıyla — ör. "Yalnız yirmi bir bin TL tam".
- Koşullar — geçerlilik süresi, ödeme ve teslim şartları.
Örnek: basit bir proforma düzeni
Tek kalemli, %20 KDV içeren örnek bir proformanın toplam kırılımı aşağıdaki gibidir:
| Açıklama | Matrah (KDV hariç) | KDV (%20) | Satır toplamı |
|---|---|---|---|
| Danışmanlık hizmeti | 17.500,00 ₺ | 3.500,00 ₺ | 21.000,00 ₺ |
| Genel toplam | 17.500,00 ₺ | 3.500,00 ₺ | 21.000,00 ₺ |
Yazıyla: Yalnız yirmi bir bin TL tam. Genel toplam = ara toplam (17.500) − indirim (0) + toplam KDV (3.500) = 21.000 ₺. Birden çok KDV oranı kullanırsanız KDV, oran bazında ayrı satırlarda görünür.
Proformanı saniyede oluştur
Satıcı-alıcı bilgisi, kalemler, KDV kırılımı, indirim ve tutarı yazıyla otomatik. "Proforma Fatura" ibareli düzeni PDF olarak indir.
Proforma Oluşturucuyu Aç →Proforma fatura nasıl hazırlanır?
Ücretsiz fatura / proforma oluşturucumuzla beş adımda hazırlayabilirsiniz:
- Belge türünü "Proforma Fatura" seçin; belge no (PRF-2026-0001) ve tarihi girin.
- Satıcı ve alıcı bilgisini yazın (ünvan, adres, vergi no, IBAN).
- Kalemleri ekleyin: açıklama, miktar, birim fiyat ve KDV oranı — satır tutarı ve KDV otomatik hesaplanır.
- İndirim ve toplamları görün: ara toplam, oran bazında KDV kırılımı, genel toplam ve tutarı yazıyla anında güncellenir.
- PDF olarak indirin: "PDF / Yazdır" ile "PDF olarak kaydet" seçeneğini kullanın; form alanları ve reklamlar PDF'e girmez.
KDV'nin oran bazında nasıl hesaplandığını merak ediyorsanız "Faturada KDV Nasıl Hesaplanır?" yazımıza, serbest meslek erbabıysanız "Serbest Meslek Makbuzu Nasıl Kesilir?" rehberimize bakabilirsiniz.